Adjoint administratif (contractuel)

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.  

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut. 

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés.

Sous la responsabilité de la direction, Bureau de gestion de projets, l’adjoint administratif (contractuel) assure un appui administratif de haut niveau à deux membres de la direction du service des projets majeurs. L’adjoint administratif assurera la liaison entre la direction et les autres parties prenantes à l’interne et à l’externe, en plus d’appuyer l’équipe sous la supervision de la direction.

Ce poste est basé à notre siège social de Calgary et prévoit initialement un contrat de 12 mois.

Responsabilités principales

• Assurer un service administratif personnalisé de haut niveau, et ce, de manière organisée et en temps opportun.
• Gérer l’agenda électronique de la direction et résoudre les conflits liés au volume élevé de demandes de réunion, aux déplacements, aux priorités conflictuelles et aux réunions urgentes.
• Traiter les messages de la boîte de réception de la direction : signaler ceux qui nécessite un suivi, indiquer leur degré d’importance, les données importantes, classer et organiser les messages, au besoin.
• Réserver et coordonner les déplacements selon les demandes, y compris les demandes de dernière minute.
• Soumettre ponctuellement les rapports de dépenses de la direction.
• Gérer et examiner les rapports de dépenses des subordonnés directs avant de les soumettre pour approbation.
• Assurer un suivi opportun des factures, des bons de commande et des divers documents que la direction doit approuver avant de les soumettre.
• Veiller à ce que les renseignements soient exacts, organisés et présentés correctement, compte tenu du volume important de documents à gérer (électroniques et papier).
• Veiller à une communication efficace entre la direction et ses subordonnés directs, y compris l’échange rapide et précis de tout renseignement.
• Assister l’équipe de la direction dans ses tâches administratives au bureau et sur le terrain, notamment la commande de fournitures, les procédures d’embauche et de départ des sous-traitants, le suivi des échéances de formation, etc.
• Organiser diverses fonctions à l’interne et à l’externe, notamment la logistique des réunions externes (hôtels, services de restauration, salles de réunion), la préparation du matériel et l’accompagnement des invités jusqu’aux salles de réunion.
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins, comme planifier des voyages, gérer et coordonner des initiatives à l’échelle du projet, établir des comptes fournisseurs et examiner les processus actuels afin de cerner les améliorations possibles.
• Gérer le calendrier des congés de l’équipe.
• Coordonner la répartition de l’espace dans les bureaux.
• Gérer l’accès et l’administration de SharePoint.
• Coordonner sur l’étage principal : les annonces publiques, les fournitures, la préparation de salles de réunion, le service d’équipement.
• Aider à la documentation de projets, y compris la mise en forme des présentations et des dossiers pour les décisions importantes.

Qualifications et expérience professionnelle

• Formation postsecondaire en administration ou dans un domaine connexe, de préférence.
• Expérience de plus de 10 ans en administration.
• Connaissance approfondie du secteur des oléoducs et de la construction comme atout.
• Excellentes compétences informatiques et connaissance approfondie de Microsoft Office Suite et SharePoint.

• Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d’engagement et d’esprit d’équipe.
• Souci du détail et excellentes compétences organisationnelles, capacité à travailler sous pression et à gérer des délais serrés et des tâches importantes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Capacité à améliorer des documents de communication et des rapports, le cas échéant.
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à tisser des liens à différents échelons de l’organisme.
• Flexibilité et facilité à travailler dans un environnement de travail dynamique et rapide.
• Capacité à faire preuve d’ingéniosité et à apprendre rapidement.
• Capacité à établir des priorités et à demander des directives, au besoin.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à résoudre les problèmes et à trouver des solutions.
• Fiabilité et sens de la responsabilité.
• Capacité à réfléchir de manière critique, à faire preuve d’une solide éthique professionnelle et de flexibilité ainsi qu’à collaborer avec d’autres membres du personnel, notamment administratif.
• Capacité à agir en tout temps de manière professionnelle et courtoise, en plus de faire preuve de discrétion pour gérer les renseignements confidentiels.

Autres exigences et renseignements

• Il pourrait être nécessaire d’offrir du soutien en dehors des heures normales d’exploitation ou la fin de semaine.

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons :

• une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.
• l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.
• une rémunération concurrentielle.
• un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.
• un travail utile qui fait la différence.
• une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons :

• la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.
• une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.
• l’engagement et la résilience de nos gens.
• la collaboration et la réalisation de succès ensemble. 

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières Nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka'pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisme, ce qui se reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail. Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.