Adjoint administratif (contrat)

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut.

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales:

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés.

Comme adjoint administratif, Ressources humaines à Trans Mountain, vous aurez l’occasion de travailler avec une équipe dynamique de spécialistes en ressources humaines.

Relevant du directeur, Ressources humaines, il s’agit d’un poste de bureau. L’adjoint administratif offrira un soutien administratif à l’équipe de gestion des ressources humaines, y compris pour les services Acquisition de talents, Relations d’affaires et soutien, Rémunération globale, Programmes de RH ainsi qu’Inclusion, Diversité, Équité et Accessibilité (IDEA). La personne titulaire de ce poste doit respecter et assurer la confidentialité en tout temps, faire preuve de bon sens et de discrétion, agir avec intégrité, être très attentive aux détails, coordonner de manière proactive les tâches courantes importantes, être capable d’agir avec un sens de l’urgence sans sacrifier la qualité du travail et s’adapter aux exigences quotidiennes variables.

Responsabilités principales

• Assurer le soutien administratif en matière de gestion du calendrier, de documentation, de préparation du matériel de présentation ou de réunion, d’organisation des déplacements ainsi que de suivi et de soumission des rapports de dépenses.
• Assister à la mise en page de documents et rehausser le matériel utilisé dans les présentations.
• Effectuer des tâches administratives liées au budget, notamment aider à la certification, à la vérification, au suivi et au paiement des factures ainsi qu’à saisir des données dans les documents budgétaires.
• Aider à la gestion des processus relatifs à la chaîne d’approvisionnement.
• Effectuer des tâches administratives liées à la saisie de données et au traitement de documents.
• Élaborer et actualiser la documentation relative aux processus et cerner les possibilités d’amélioration de l’efficacité et des processus.
• Offrir une assistance interfonctionnelle aux coordonnateurs des RH, notamment publier des offres d’emploi sur des sites externes, recevoir et gérer l’inventaire du matériel de recrutement, préparer et envoyer les cadeaux de bienvenue aux nouveaux employés, aider à l’organisation des activités d’orientation, etc.
• Contribuer à diverses initiatives de formation et à la préparation de présentations organisées par l’équipe des ressources humaines et partenariats d’affaires, notamment envoyer des invitations et des rappels, vérifier les réponses des participants et assurer le suivi si nécessaire, réserver des salles, préparer et distribuer des documents, etc.
• Élaborer des documents qui portent sur les processus internes de RH relevant de ce poste, comme le paiement des factures, le suivi de la formation, etc.
• Recueillir, examiner et surveiller les rapports de formation pour les formations parrainées par les RH destinées aux membres de la direction et du personnel afin de s’assurer que l’organisme respecte les exigences et les obligations légales en matière de formation.
• Assurer le soutien administratif à l’équipe des ressources humaines et partenariats d’affaires en ce qui concerne le cycle de vie des membres du personnel (c’est-à-dire soumettre les demandes d’embauche ou les dossiers de départ, rédiger la correspondance, etc.).
• Assurer le soutien administratif général à l’équipe chargée des avantages sociaux pour l’examen des factures ainsi que la préparation et la soumission des versements aux fournisseurs tiers pour les plans d’épargne, les avantages sociaux et les plans de retraite.
• Aider l’équipe chargée des rémunérations à gérer le calendrier, à imprimer et à organiser les documents de réunion.
• Appuyer les projets et les initiatives des RH, selon les besoins.
• Actualiser les listes de diffusion du service des RH.
• Répondre aux demandes de renseignements ou d’aide, au besoin.

Qualifications et expérience professionnelle

• Au moins 5 ans d’expérience en soutien administratif.
• Formation postsecondaire en ressources humaines ou dans un domaine lié aux affaires, comme atout considérable.
• Expérience préalable en ressources humaines, en droit et en gestion de renseignements confidentiels.
• Maîtrise approfondie de la suite Microsoft, notamment Excel, Word et PowerPoint.

• Sens de l’organisation très aigu, capacité à coordonner et à traiter un volume important de tâches, y compris la gestion du contrôle des versions de plusieurs documents.
• Esprit d’équipe et excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles.
• Excellente attention au détail et capacité démontrée à travailler sous pression et à respecter des échéances serrées.
• Souci d’intégrité et de confidentialité, gestion des renseignements sensibles avec discrétion.
• Capacité à faire preuve d’ingéniosité et à apprendre rapidement.
• Capacité à s’adapter et à réagir efficacement aux changements dans le déroulement des activités et aux fluctuations du volume des demandes.
• Solides compétences en matière de hiérarchisation des priorités, capacité à demander des conseils au besoin et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Aptitudes à communiquer efficacement, capacité à améliorer les documents écrits et les rapports le cas échéant.
• Capacité à résoudre les problèmes, à diagnostiquer les difficultés et à chercher de manière proactive des solutions.
• Capacité à faire preuve de fiabilité et de professionnalisme, à adopter une attitude courtoise et à respecter en toutes circonstances la confidentialité.
• Souci en matière de ponctualité et d’efficacité, avec une attention particulière à la précision et à la productivité.

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons:

· une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.

· l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.

· une rémunération concurrentielle.

· un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.

· un travail utile qui fait la différence.

· une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons:

· la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.

· une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.

· l’engagement et la résilience de nos gens.

· la collaboration et la réalisation de succès ensemble.

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka’pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisation, ce qui se reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail.

Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.