Adjoint administratif ou adjointe administrative (contrat)

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut.

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales:

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés. Si vous êtes à la recherche d’une occasion de mettre à profit vos points forts dans un environnement qui encourage la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence, nous vous invitons à explorer cette occasion avec nous!

Lieu de travail : Siège social de Calgary                      

Service : Bureau des projets majeurs      

Relevant de : Directeur, Bureau de gestion de projet     

Type de travailleur : Contrat – 1 an       

Type d’horaire : Temps plein       

Milieu de travail : En présentiel au bureau        

Trans Mountain est à la recherche d’une personne motivée, axée sur la collaboration et les valeurs qui se joindra à notre équipe dynamique en tant qu’adjoint administratif ou adjointe administrative (contrat). Dans ce poste, vous jouerez un rôle clé en fournissant un soutien administratif à deux cadres supérieurs du service des grands projets. La personne retenue assurera la liaison entre les cadres et d’autres parties internes et externes et soutiendra l’équipe qui relève des cadres.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif personnalisé à la direction d’une manière bien organisée et rapide.
• Gérer le calendrier électronique de la direction et résoudre les conflits en raison du volume élevé de demandes de rencontre, des déplacements, des priorités concurrentes et des réunions urgentes.
• Surveiller la boîte de réception de la direction; signaler les mesures à prendre, l’importance et les données importantes et les classer et les gérer au besoin.
• Réserver et coordonner les déplacements demandés, avec parfois peu de préavis.
• Présenter en temps opportun les dépenses de la direction.
• Gérer et examiner les dépenses des subordonnés directs aux fins d’approbation.
• Assurer un suivi rapide des factures, des bons de commande et des divers documents qui nécessitent l’approbation de la direction aux fins de traitement.
• S’assurer que l’information est exacte, organisée et formatée correctement, car il y a un volume élevé de gestion de documents (électronique et papier).
• S’assurer que la direction et les subordonnés directs sont en contact et que toute information est transmise rapidement et avec exactitude.
• Soutenir les équipes de subordonnés directs de la direction ayant des besoins administratifs au bureau et sur le terrain (p. ex. commandes de fournitures, intégration et départ des entrepreneurs, suivi des échéances de formation, etc.)
• Organiser diverses fonctions internes et externes, notamment la logistique des réunions externes (hôtels, traiteurs, salles de réunion), la préparation du matériel et l’accompagnement des invités vers les salles de réunion.
• Participer aux projets spéciaux au fur et à mesure qu’ils se présentent (visites guidées, gestion et commande d’initiatives de projet pour obtenir des comptes fournisseurs, revue des processus actuels et points à améliorer).
• Gérer l’horaire des vacances de l’équipe.
• Coordonner les locaux du bureau.
• Accès et administration SharePoint.
• Étage général – messages d’intérêt public, fournitures, soutien de la salle de réunion, service d’équipement.
• Documentation des projets, c.-à-d. présentation des formats, trousses de décision des points de contrôle.

Qualifications et expérience professionnelle

• Études postsecondaires en administration ou dans un domaine connexe (souhaitable).
• Au moins 10 ans d’expérience dans des postes administratifs.
• Connaissance particulière de l’industrie des pipelines et de la construction, un atout.
• Excellente maîtrise de l’informatique et connaissance approfondie de la suite Microsoft Office et de SharePoint.
• Capacité constante et démontrée à fournir un travail de grande qualité, à gérer des priorités concurrentes et à soutenir des processus ou des fonctions opérationnelles clés.
• Capacité démontrée à travailler efficacement avec des collègues et des parties prenantes de divers milieux et niveaux au sein d’une organisation.
• Aptitudes à communiquer efficacement, y compris la capacité à transmettre de l’information de façon claire, respectueuse et professionnelle.
• Ingéniosité et capacité à apprendre rapidement.
• Capacité d’adaptation, capacité à réagir efficacement à l’évolution du flux de travail et à la fluctuation des volumes de demandes.
• Fiabilité et professionnalisme, attitude toujours courtoise et respect de la confidentialité.
• Capacité à résoudre des problèmes et à rechercher des solutions de manière proactive.
• Engagement envers des pratiques inclusives et volonté de contribuer positivement à une culture de collaboration et de soutien en milieu de travail.

Conditions de travail

• Vous pourriez avoir à travailler en dehors des heures normales de bureau ou pendant la fin de semaine.

À Trans Mountain, nous croyons en un processus de recrutement et de sélection inclusif, accessible et sans obstacle pour toutes les personnes candidates. Si vous avez besoin d’une adaptation à n’importe quel moment du processus, veuillez communiquer avec nous à l’adresse talent@transmountain.com ou avec le conseiller désigné en acquisition de talents. Les demandes d’adaptation ne nuiront pas à l’évaluation de votre candidature.

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons:

· une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.

· l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.

· une rémunération concurrentielle.

· des régimes d’avantages sociaux complets qui comprennent des avantages souples, des régimes de retraite et des régimes d’épargne.

· un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.

· un travail utile qui fait la différence.

· une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons:

· la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.

· une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.

· l’engagement et la résilience de nos gens.

· la collaboration et la réalisation de succès ensemble.

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka’pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisation, ce qui se

reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail. Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.