Adjoint de direction

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut.

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales:

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés.

L’adjoint de direction assurera un appui opérationnel et fonctionnel directement auprès du chef des affaires juridiques et dirigeant des affaires autochtones (CAJDAA), notamment en ce qui concerne la gestion du service juridique et les activités de liaison avec la direction de l’entreprise, en plus d’assistance juridique à l’équipe-conseil juridique à l’interne. La personne retenue pour ce poste devra traiter des renseignements confidentiels et sensibles avec assurance, tact et diplomatie ainsi qu’assurer des interactions efficaces avec les autres adjoints de direction dans l’ensemble de l’organisme.

Responsabilités principales

Soutien administratif

• Collaborer étroitement et efficacement avec le CAJDAA pour bien l’informer des engagements et des responsabilités à venir ainsi qu’assurer un suivi connexe.
• Assurer un échange efficace de renseignements entre tous les niveaux hiérarchiques, y compris les parties prenantes à l’interne et à l’externe, et ce, à propos d’un large éventail de plans et de priorités.
• Établir des priorités entre des besoins contradictoires, gérer rapidement et de manière proactive les problèmes ainsi qu’assurer un suivi des projets jusqu’à leur terme, en plus de gérer la pression des échéances.
• Filtrer les appels téléphoniques et les courriels reçus, déterminer la nature des demandes et si elles nécessitent une attention particulière, prendre les messages, actualiser les listes de coordonnées puis, dans la mesure du possible et selon les préférences de la direction, répondre directement aux demandes ou en assurer le transfert approprié vers un autre service.
• Coordonner les exigences administratives relatives au budget, aux rapports et aux remboursements de dépenses ainsi qu’à la déclaration des temps de travail.
• Superviser et coordonner l’ensemble des réunions organisées à l’interne et à l’externe, en plus de gérer les déplacements connexes.

Coordination des réunions

• Gérer de manière proactive les tâches administratives quotidiennes du bureau du CAJDAA, organiser tous les rendez-vous, les conférences, les allocutions et autres engagements, gérer les changements ou les annulations, si nécessaire ou opportun.
• Assurer la distribution des documents et veiller à la mise en place de la logistique.

Correspondance et préparation des documents

• Compiler des renseignements et des données de recherche avant les réunions, y compris le contexte des réunions, le contexte des parties prenantes externes qui assistent aux réunions, les comptes rendus et documents connexes des réunions, et ce, afin de préparer les rendez-vous, les réunions et les allocutions prévus au calendrier.
• Coordonner avec d’autres services, le cas échéant, les allocutions et les communications en vue de préparer des engagements déterminés, établir une liste détaillée des priorités des projets et des engagements et en assurer le suivi.
• Traiter toute la correspondance reçue au bureau, la classer par ordre de priorité et en déterminer la destination.
• Acheminer le courrier au personnel interne approprié avec des instructions ou des suggestions pour la préparation d’une réponse.
• Déterminer la correspondance que l’adjoint peut gérer personnellement et prendre l’initiative de rédiger des lettres, d’apporter les modifications correspondantes aux documents, y compris la mise en forme, en fonction de sa connaissance des activités, des intérêts, des priorités et des dossiers de la direction.
• Examiner, relire et mettre en forme toute la correspondance préparée pour être signée afin de veiller à ce qu’elle soit exacte et complète, faire preuve de discernement faire le suivi auprès du personnel pour respecter les échéances des documents à signer.

Soutien au secrétariat de l’entreprise

• Gérer les dossiers et contribuer à la tenue des registres des procès-verbaux de la société et de ses filiales, y compris veiller à la protection des dossiers.
• Aider, le cas échéant, à télécharger les documents dans le logiciel Diligent et préparer le cartable des réunions du conseil d’administration.

Recherche juridique

• Examiner les lois et préparer un résumé des dispositions à l’intention de l’équipe juridique.

Qualifications et expérience professionnelle

• Expérience d’au moins 10 ans en administration au niveau de la direction dans un milieu de travail opérationnel.
• Formation postsecondaire comme atout.
• Connaissance spécifique de l’industrie des oléoducs et de la construction, comme atout, mais pas obligatoire.
• Capacité à prendre des initiatives et appuyer de manière proactive la direction dans diverses tâches, en plus de veiller au bon déroulement des activités afin que la direction puisse se concentrer sur le travail important.
• Capacité à anticiper les besoins et les préférences de la direction.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à tisser des liens à différents niveaux au sein de l’organisme.
• Capacité à faire preuve de tact, de diplomatie, de professionnalisme ainsi que de discrétion dans la gestion de renseignements confidentiels.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, à la réflexion stratégique et à la résolution de problèmes.
• Expérience en gestion de calendriers de direction.
• Connaissances approfondies de la structure organisationnelle et de la hiérarchie.
• Capacité à planifier et à coordonner des conférences et des événements.
• Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve d’engagement et d’esprit d’équipe.
• Sens du détail et compétences supérieures en matière de gestion du temps et d’organisation.
• Capacité à effectuer le travail de manière efficace et efficiente.
• Excellentes compétences informatiques et connaissance approfondie de Microsoft Office Suite, SharePoint, PowerPoint et Excel.
• Flexibilité et facilité à travailler dans un environnement de travail dynamique et rapide.
• Enthousiasme pour la formation et les échanges, en plus d’une aptitude véritable à l’apprentissage.

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons:

• une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.
• l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.
• une rémunération concurrentielle.
• des régimes d’avantages sociaux complets qui comprennent des avantages souples, des régimes de retraite et des régimes d’épargne.
• un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.
• un travail utile qui fait la différence.
• une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons:

• la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.
• une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.
• l’engagement et la résilience de nos gens.
• la collaboration et la réalisation de succès ensemble.

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka’pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisation, ce qui se reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail. Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.