Chef d'équipe, Gestion de l'information et contrôle des documents du BGP

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut.

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales :

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés.

Le chef d’équipe, Gestion de l’information et contrôle des documents du BGP à Trans Mountain, fera partie d’une équipe dynamique et en pleine évolution au sein du bureau de gestion de projets (BGP). 

Sous la responsabilité de la direction, Gouvernance de projet, la personne retenue pour ce poste joue un rôle central au sein du bureau de gestion de projets (BGP) de Trans Mountain. Elle est responsable de l’orientation stratégique et de l’excellence opérationnelle des pratiques de gestion de l’information et de documentation de projet. Cette fonction supervise l’environnement SharePoint du BGP, la documentation des projets, veille à la cohérence de la documentation relative à la gouvernance et dirige une équipe composée de membres responsables de la gestion des documents et de la rédaction technique. Elle est responsable des normes, des procédures et des documents d’orientation du BGP, en plus de veiller à ce que la documentation soit claire, accessible et conforme, afin de faciliter la préparation selon le modèle stage-gate, l’auditabilité et l’exécution efficace des projets. Le chef d’équipe agit comme point de contact clé pour les équipes de projet qui ont besoin d’aide ou de précisions sur la documentation, les attentes en matière de gouvernance et les outils de gestion de l’information.

Ce rôle est classé comme « Office First » (Au bureau d’abord) en vertu de la politique « Where We Work » (Où nous travaillons) de l’entreprise, et la personne titulaire du poste travaillera à temps plein dans les bureaux de l’entreprise à Calgary.

Responsabilités principales

• Assurer la supervision stratégique des environnements SharePoint et des bibliothèques de contenu du BGP, en plus de veiller à l’efficacité de la structure, au contrôle des versions, à l’accès des utilisateurs et à la conformité avec les normes en matière de gouvernance de la documentation.
• Assurer la cohérence et l’harmonisation de l’ensemble des normes, des procédures, des directives et des modèles du BGP à l’échelle du portefeuille à l’aide d’examens, de mises à jour et de la gestion des changements en collaboration avec les principaux intervenants.
• Superviser et appuyer le spécialiste, Gestion des documents, afin d’assurer la mise en place de pratiques rigoureuses en matière de contrôle des documents, l’utilisation adéquate des outils, le respect des normes et l’efficacité de la formation que reçoivent les équipes de projet.
• Superviser et orienter le rédacteur technique afin d’assurer la qualité, la clarté et la cohérence de la documentation relative aux projets et des communications en matière de gouvernance.
• Servir de personne-ressource opérationnelle pour le personnel du BGP et les équipes de projet en ce qui concerne les normes de documentation, les attentes et les questions relatives au processus de gouvernance.
• Diriger des initiatives qui visent à améliorer les outils, les systèmes et la chaîne de travail de documentation du BGP et pour y parvenir, se servir des commentaires, des pratiques exemplaires et des changements d’entreprise et de réglementation.
• Élaborer et surveiller des indicateurs de rendement clés pour le contrôle des documents, la cohérence de l’information et l’utilisation du système, puis rendre compte des résultats et recommander des mesures d’amélioration continue.
• Collaborer avec les parties prenantes, y compris les services Technologie de l’information (TI), Affaires juridiques et Activités d’exploitation, afin de garantir l’intégration et la conformité des pratiques en matière d’information de projet à l’échelle de l’organisme.

Qualifications et expérience professionnelle

• Formation postsecondaire en gestion de l’information, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Expérience d’au moins 10 ans en contrôle des documents.
• Compréhension approfondie de la gouvernance selon le modèle Stage-Gate, des cycles de vie de projet et de la préparation opérationnelle.
• Connaissance approfondie des normes réglementaires et de conformité en matière de conservation des documents, de contrôle des versions et d’accès sécurisé.
• Maîtrise de la structure et de la gestion des dépôts numériques, des portails intranet et SharePoint et des processus documentaires.
• Expérience avec SharePoint, notamment l’architecture, les autorisations et les systèmes de contrôle des documents.
• Expérience requise en rédaction technique et en normalisation des modèles.
• Compréhension des cadres de gouvernance et des normes de préparation aux vérifications.
• Titre professionnel en gestion de projet (PMP); cela sera considéré comme un atout.
• Certification en gestion des documents (CRM), en contrôle de documents (CDC) ou en gouvernance de l’information (IGP); cela sera considéré comme un atout.
• Capacité à diriger de manière collaborative, avec une passion pour le mentorat, l’encadrement, la direction, la promotion du travail d’équipe et l’orientation des autres ainsi qu’à naviguer et à animer des conversations difficiles.
• Excellentes compétences en matière de communication (écrite et orale) et de relations interpersonnelles, avec la capacité de favoriser le travail d’équipe au sein de son équipe et avec les autres services.
• Solides capacités de résolution de problèmes et bonnes aptitudes à la prise de décision.
• Compétences exceptionnelles en matière d’analyse et de hiérarchisation des priorités.
• Aisance à travailler sous pression, capacité à gérer des échéances strictes et des priorités changeantes.
• Capacité de concentration essentielle sur la précision et les détails et à travailler efficacement en respectant le temps imparti dans un environnement dynamique, agile et multi-tâches à rythme élevé.

Autres exigences et renseignements

• Un soutien pourrait être requis en dehors des heures normales d’exploitation ou la fin de semaine.
• Des déplacements vers divers sites de travail pourraient être requis (5 à 10 %).

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons :

• une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.
• l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.
• une rémunération concurrentielle.
• des régimes d’avantages sociaux complets qui comprennent des avantages souples, des régimes de retraite et des régimes d’épargne.
• un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.
• un travail utile qui fait la différence.
• une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons :

• la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.
• une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.
• l’engagement et la résilience de nos gens.
• la collaboration et la réalisation de succès ensemble.

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka’pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisation, ce qui se reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail. Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.