Coordonnateur du conseil d'administration

Trans Mountain Corporation exploite le seul réseau pipelinier du Canada transportant des produits pétroliers vers la côte Ouest. Elle livre environ 890 000 barils de produits pétroliers tous les jours par l’entremise de son double réseau pipelinier de plus de 1 150 kilomètres d’oléoducs en Alberta, en Colombie-Britannique et dans l’État de Washington.

Trans Mountain exploite également une installation de chargement ultramoderne, le Terminal maritime de Westridge, qui dispose de trois postes d’amarrage permettant d’accéder aux marchés mondiaux par les voies maritimes.

Comme société d’État fédérale, Trans Mountain continue de profiter de plus de 70 années d’expérience pour atteindre l’excellence en matière d’exploitation et de sécurité par l’entremise de son réseau d’oléoducs pour le pétrole brut.

Grâce à son réseau pipelinier agrandi, Trans Mountain améliore l’accès direct des marchés mondiaux au pétrole brut canadien. L’expansion concrétise un système de transport de pétrole de classe mondiale, élaboré selon les normes rigoureuses du Canada en vertu de l’un des régimes réglementaires les plus stricts au monde, pour créer des avantages économiques à long terme, une meilleure protection marine, une sécurité accrue et une capacité de gestion des urgences ainsi qu’un renforcement des capacités de main-d’œuvre qualifiée dans les communautés et les groupes autochtones.

Nos valeurs fondamentales :

Les valeurs fondamentales de Trans Mountain – la sécurité, l’intégrité, le respect et l’excellence – guident l’entreprise à chaque pas. Chaque obstacle que nous avons surmonté et chaque réussite que nous avons vécue sont le résultat de notre engagement commun à mettre en pratique ces valeurs tous les jours. Ensemble, nous nous efforçons de faire ce qu’il faut pour nous aider les uns les autres et aider nos communautés.

Le coordonnateur du conseil d’administration assure un soutien administratif complet au conseil d’administration et à la haute direction. Le titulaire de ce poste veille au bon déroulement des activités du conseil, y compris la coordination des réunions, la préparation de documents et les communications. Doté d’un sens aigu de l’organisation et d’une grande capacité d’adaptation, le coordonnateur du conseil d’administration utilise une approche proactive pour appuyer les activités du conseil. Le professionnalisme, la diplomatie, l’intégrité ainsi que d’excellentes compétences en communication sont essentiels pour ce poste.

Il s’agit d’un poste à plein temps, et le candidat retenu devra travailler à notre siège social de Calgary. Il relèvera d’un membre de l’équipe de gouvernance qui rend compte au chef des affaires juridiques.

Responsabilités principales

• Coordination des rencontres: Programmer, organiser et animer les réunions du conseil d’administration, y compris la coordination de la participation des membres du conseil et de la direction. Être responsable de la distribution du matériel et de toutes les dispositions logistiques. Chercher et choisir les sites, passer en revue les contrats et les aspects logistiques avec les hôtels et d’autres fournisseurs pour les réunions du conseil. Gérer le paiement des dépenses des administrateurs.
• Documentation: Préparer les ordres du jour pour les réunions du conseil, tenir à jour le registre des procès-verbaux de la société et de ses filiales, coordonner le dépôt des documents de la société et veiller au stockage sécuritaire de tous les documents du conseil.
• Appui: Fournir un soutien administratif aux membres du conseil d’administration, s’occuper des arrangements de voyage et du transport terrestre pour les réunions du conseil, traiter les rapports de dépenses et satisfaire à d’autres besoins logistiques. Tenir à jour les renseignements relatifs aux membres du conseil d’administration ainsi que les listes de coordonnées et les listes de diffusion par courriel.
• Communications: Interagir quotidiennement avec le conseiller juridique général adjoint, Marchés des capitaux et secrétaire général, ainsi qu’avec d’autres membres de la direction.
• Formation du conseil d’administration: Coordonner les séances de formation et les programmes de perfectionnement pour les membres du conseil, collaborer aux activités d’orientation du conseil et d’intégration des nouveaux administrateurs, préparer et diffuser le matériel destiné aux nouveaux administrateurs et planifier les réunions pour les nouveaux administrateurs avec la haute direction.
• Planification d’événements: Organiser les événements relatifs au conseil d’administration, y compris les réunions trimestrielles du conseil d’administration, les soupers, les visites et autres événements spéciaux.

Qualifications et expérience professionnelle

• Diplôme d’études postsecondaires en administration des affaires, en communications, en études juridiques ou dans un programme connexe
• Expérience d’au moins 5 à 7 ans dans un poste similaire, de préférence dans le secteur de l’énergie. Une formation connexe, combinée à des études pertinentes, sera également prise en considération.
• Expérience de travail avec un conseil d’administration.
• Compétences organisationnelles: Compétences solides en gestion du temps et capacité à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités de façon efficace et à veiller à la bonne coordination et au déroulement fluide de toutes les activités du conseil. Capacité à suivre des directives et à travailler de façon autonome.
• Compétences en communication:
• Communication verbale claire et concise, capacité à écouter, à déterminer les principaux enjeux, à formuler des conseils et à répondre aux questions avec rapidité et professionnalisme. Cela comprend une écoute active afin de comprendre les besoins et les préoccupations des membres du conseil d’administration et de l’équipe de la haute direction.
• Capacité à favoriser une communication harmonieuse et efficace entre les membres du conseil d’administration et l’équipe de la haute direction.
• Excellentes compétences en communication écrite, notamment une expérience de la correspondance avec des interlocuteurs de haut niveau.
• Souci du détail: Attention méticuleuse aux détails pour préparer les documents du conseil et tenir à jour les dossiers ainsi que pour gérer la logistique des réunions du conseil et des comités ainsi que d’autres événements.
• Confidentialité: Capacité à traiter et protéger de l’information de nature délicate et confidentielle avec une discrétion, un professionnalisme et une intégrité sans faille.
• Compétences interpersonnelles: Capacité à tisser et entretenir des relations positives avec les membres du conseil, les cadres supérieurs et les intervenants externes. Sens aiguisé de l’initiative et de l’autonomie, capacité à composer avec la pression et à travailler de façon indépendante et en équipe.
• Compétences proactives en résolution de problèmes: Approche proactive pour déterminer les problèmes et trouver des solutions efficaces afin d’assurer le bon déroulement des activités du conseil.
• Compétences techniques: Compétences poussées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), des outils de sondage en ligne, des plateformes de réunion virtuelle (Teams) et du logiciel de gestion de conseil d’administration (Diligent) pour gérer avec efficacité les documents, les horaires et les communications.
• Gestion du temps: Excellentes compétences en gestion du temps pour gérer les demandes liées à la coordination d’activités multiples liées au conseil ainsi que les délais.
• Adaptabilité: Souplesse afin de s’adapter aux priorités changeantes et travailler avec efficacité dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide.

Autres exigences et renseignements

• Il pourrait être nécessaire d’offrir du soutien en dehors des heures normales d’exploitation ou la fin de semaine.
• Souplesse afin de voyager occasionnellement au besoin.

Nous bâtissons des carrières et des oléoducs qui durent

Notre histoire en est une de détermination, d’ingéniosité et de résilience. Il s’agit de tracer sa propre voie, de trouver des solutions innovantes à des problèmes difficiles et de faire les bonnes choses. C’était vrai quand Trans Mountain est devenue une société en 1951 et c’est tout aussi vrai aujourd’hui. Nous accueillons dans notre équipe de nouveaux membres qui adoptent les qualités de notre histoire, qui s’épanouissent sur la nouvelle voie et les nouvelles orientations que nous empruntons. Notre culture en est une d’attention et de prise au sérieux de nos responsabilités. Si vous souhaitez contribuer à notre culture, joignez-vous à nous.

Une occasion gratifiante

Nous offrons :

• une expérience précieuse offrant des possibilités de développement professionnel et d’avancement de carrière.
• l’occasion d’échanger et d’apprendre avec certaines des personnes les plus talentueuses et les plus expérimentées du secteur.
• une rémunération concurrentielle.
• des régimes d’avantages sociaux complets qui comprennent des avantages souples, des régimes de retraite et des régimes d’épargne.
• un lieu où l’on partage un objectif commun et où l’on noue des relations.
• un travail utile qui fait la différence.
• une occasion au sein de l’industrie canadienne de l’énergie.

Nous valorisons :

• la santé et la sécurité et le mieux-être de toutes les personnes qui travaillent pour l’entreprise.
• une participation véritable de la part des communautés autochtones et locales.
• l’engagement et la résilience de nos gens.
• la collaboration et la réalisation de succès ensemble.

Conformément à l’engagement de Trans Mountain de maximiser les avantages pour les communautés, la priorité sera donnée aux personnes candidates qualifiées issues des communautés autochtones, locales et régionales situées le long du corridor de l’oléoduc Trans Mountain.

En Alberta, le réseau pipelinier traverse les territoires traditionnels visés par le Traité no 6, le Traité no 7 et le Traité no 8 et la Nation métisse de l’Alberta (zone 4).

En Colombie-Britannique, le réseau traverse les territoires traditionnels de nombreuses Premières nations affiliées aux Secwepemc, Dakelh (Carrier), Nlaka’pamux, Syilx/Okanagan, Salish de l’intérieur, Salish du littoral, Stó:lo ainsi qu’aux Métis.

Trans Mountain exploite aussi ses activités sur 15 réserves de Premières Nations situées dans la région qui s’étend de l’intérieur de la Colombie-Britannique jusqu’à la vallée du Fraser.

Notre engagement envers l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité (IDÉA)

Trans Mountain s’engage à favoriser l’inclusion, la diversité, l’équité et l’accessibilité. La diversité des points de vue et des connaissances culturelles que nos employés contribuent au travail enrichit la compréhension culturelle collective de notre organisation, ce qui se reflète dans le travail que nous accomplissons tous les jours. Nous nous efforçons de créer un environnement exempt d’obstacles afin de promouvoir la pleine participation au travail. Trans Mountain accueille les nouveaux membres de l’équipe issus de groupes traditionnellement sous-représentés, notamment les femmes, les personnes autochtones, les membres de groupes racialisés, les personnes en situation de handicap et les membres de la communauté 2SLGBTQI+.